Sporządzenie czynności notarialnej powinno zostać poprzedzone uprzednim kontaktem z notariuszem lub pracownikami Kancelarii. Pozwoli to ustalić zakres czynności, które mają być wykonane oraz rodzaj dokumentów, jakie należy przedłożyć w Kancelarii przed dokonaniem określonej czynności.

Wszelkie dokumenty, potrzebne do sporządzenia czynności notarialnej, powinny być dostarczone do Notariusza wcześniej przed umówionym terminem jej dokonania. Ich szczegółowa analiza pozwoli na sprawne i bezpieczne sporządzenie czynności.

Dokumenty powinny być złożone w oryginale. Notariusz sprawdzi ich prawidłowość oraz oceni, czy stanowią wystarczającą podstawę do sporządzenia czynności, by zgodnie z treścią art. 80 ustawy Prawo o notariacie czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron czynności notarialnej. Staranne przygotowanie przy zachowaniu przedstawionych zasad daje gwarancję, że planowana czynność będzie spełniała oczekiwania Klientów.

Do wszystkich umów, w tym umów przenoszących własność niezbędne są, poza danymi osobowymi, również następujące dokumenty:

DZIAŁKA BUDOWLANA – ROLA, NIERUCHOMOŚĆ ZABUDOWANA, NIERUCHOMOŚĆ NIEZABUDOWANA:

• dokument wskazujący na podstawę nabycia (np. akt notarialny),
• odpis z księgi wieczystej, ewentualnie numer księgi wieczystej,
• wypis z rejestru gruntów,
• zaświadczenie o miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
• jeżeli występują zmiany gruntowe to dodatkowo wyciąg z wykazu zmian gruntowych.

LOKAL ODRĘBNY:

• dokument wskazujący na podstawę nabycia (np. akt notarialny),
• odpis z księgi wieczystej, ewentualnie numer księgi wieczystej,
• wypis z rejestru gruntów i lokali.

LOKAL SPÓŁDZIELCZY:

• odpis z księgi wieczystej, ewentualnie numer księgi wieczystej, o ile dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu została założona księga wieczysta,
• stosowne zaświadczenie ze spółdzielni, o przysługującym spółdzielczym prawie do lokalu

W przypadku obciążenia nieruchomości hipoteką:

• umowa kredytu,
• oświadczenie banku,
• zaświadczenie kredytobiorców o ustanowieniu hipoteki bądź hipotek.

Jeżeli nieruchomość nabyta została w drodze spadku to:

• postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku,
• zaświadczenie z Urzędu Skarbowego wskazujące, że podatek od spadku po zmarłym nie wystąpił bądź został uiszczony.

AKTY POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA (nowa instytucja zastępująca sądowe stwierdzenie nabycia spadku)

• akt zgonu spadkodawcy,
• akty urodzenia spadkobierców, którzy nie wstępowali w związki małżeńskie,
• akty małżeństwa pozostałych spadkobierców,
• testament spadkodawcy (o ile był sporządzony),
• numer PESEL spadkodawcy (może być unieważniony dowód osobisty zmarłego).

UMOWY MAJĄTKOWE MAŁŻEŃSKIE (np. intercyza)

• odpis skrócony aktu małżeństwa,

Gdyby dla załatwienia sprawy istniały inne jeszcze, szczególne uwarunkowania lub potrzebne były także nie wymienione wyżej dokumenty, notariusz określi je w trakcie spotkania.